Siedem funkcji, które naprawdę trzeba sprawdzić
**1. Wskazanie właściwego dokumentu.** Od obywatelstwa, podstawy pobytu i rodzaju pracy zależy, czy potrzebne jest oświadczenie o powierzeniu pracy, powiadomienie dla obywateli Ukrainy czy zezwolenie na pracę. System, który każe wybrać dokument samemu, przenosi ryzyko pomyłki z powrotem na kadry. Zobacz, jak wygląda ta ścieżka na stronie o oświadczeniu o powierzeniu pracy.
**2. Generowanie dokumentu z jednych danych.** Dane firmy i pracownika wpisujesz raz, a program wstawia je w oświadczenie, powiadomienie i wniosek. Jeśli po wpisaniu danych nadal przepisujesz je do formularza, oszczędność jest pozorna.
**3. Alarmy terminów.** Liczy się nie sama data w kolumnie, ale przypomnienie z wyprzedzeniem, które trafia do osoby odpowiedzialnej. W Przesiedleniach alarmy przychodzą 90, 30, 7 i 1 dzień przed końcem ważności. Pytaj każdego dostawcę, ile ich jest i kto je dostaje.
**4. Teczka kontrolna.** Przy kontroli nikt nie chce przeszukiwać maili. Kopie dokumentów powinny leżeć przy pracowniku, a komplet dla całej firmy ma dać się pokazać od ręki. Jak przebiega kontrola, opisujemy na stronie o kontroli zatrudnienia cudzoziemców.
**5. Uprawnienia użytkowników.** Kierownik budowy czy lokalu powinien widzieć swoją ekipę, a nie wszystkie pensje i dokumenty firmy. Sprawdź, ilu użytkowników obejmuje plan i czy da się ograniczyć dostęp.
**6. Limity i skalowanie.** Plan na dziesięciu pracowników przestaje wystarczać, gdy firma urośnie. Zobacz, co się dzieje po przekroczeniu limitu i czy zmiana planu jest możliwa od ręki.
**7. Aktualność przepisów.** Przepisy o zatrudnianiu cudzoziemców zmieniały się w ostatnich latach, w tym przez ustawę z 20 marca 2025 r. Dostawca powinien wskazywać źródło przepisu przy każdej ścieżce, żeby kadry mogły to sprawdzić samodzielnie.
Arkusz, biuro legalizacji i system obok siebie
| Kryterium | Arkusz | Biuro legalizacji | System w abonamencie |
|---|---|---|---|
| Koszt | czas kadr | kilka tysięcy złotych za osobę | od 249 zł netto miesięcznie |
| Wskazanie dokumentu | wiedza kadr | tak, po zleceniu | tak, z trzech pytań |
| Alarmy terminów | tylko własna formuła | zależy od umowy | 90, 30, 7 i 1 dzień |
| Szybkość | zależy od osoby | dni na zlecenie | od razu |
| Nietypowe sprawy | nie | tak | nie, tu pomaga prawnik |
System wygrywa przy sprawach powtarzalnych i w pilnowaniu terminów. Biuro lub prawnik wygrywa przy nietypowych sprawach i odwołaniach. Wiele firm łączy oba rozwiązania: system do bieżącej pracy, prawnik do wyjątków. Rachunek jest w osobnym wpisie, biuro legalizacji czy system.
Ile to kosztuje i od czego zależy
Cena zależy głównie od liczby cudzoziemców i użytkowników. Plan Start to 249 zł netto miesięcznie i do 20 cudzoziemców, plan Firma to 649 zł netto miesięcznie. Agencje obsługujące wielu klientów mają plan Agencja. Pełne porównanie jest w cenniku. Przy ocenie kosztu policz godziny kadr, które dziś idą na przepisywanie danych i szukanie dokumentów, oraz koszt jednego przegapionego terminu. Przy większej ekipie, na przykład w budownictwie albo gastronomii i hotelarstwie, abonament zwykle zwraca się w pierwszych miesiącach.
Co zapytać przed zakupem
- Skąd program bierze wiedzę o właściwym dokumencie i czy podaje źródło przepisu
- Kto dostaje alarmy i czy można dodać kilka osób
- Co dzieje się z danymi po rezygnacji z abonamentu
- Czy dokumenty da się pobrać i złożyć bez dodatkowych opłat
- Czy dostawca jest agencją, która sama składa wnioski w Twoim imieniu, czy narzędziem, w którym pracujesz Ty
Dobrze też sprawdzić, jak wygląda start. W Przesiedleniach możesz sprawdzić jednego pracownika w trzech polach, bez karty płatniczej, i dopiero potem zdecydować o koncie.
O czym kadry zapominają zaraz po podpisaniu umowy
Program legalizacyjny kończy się na dokumencie powierzającym pracę, a nowy pracownik potrzebuje jeszcze szkolenia wstępnego i uporządkowanej teczki. Przy większej rotacji warto od razu ułożyć szkolenie wstępne BHP i teczkę nowego pracownika, żeby dzień startu nie zależał od pamięci kierownika.
Prosta reguła wyboru
Do pięciu osób zostań przy arkuszu, jeśli ktoś regularnie go sprawdza. Powyżej tego, albo gdy plik prowadzi więcej niż jedna osoba, przejdź na system. Jeśli zastanawiasz się nad samą ewidencją, porównanie znajdziesz we wpisie Excel czy program.
Zacznij od jednego pracownika
Wpisz obywatelstwo, podstawę pobytu i rodzaj pracy z datą rozpoczęcia. Wynik pokaże dokument, termin i listę załączników.
Jaki program wybrać do zatrudniania cudzoziemców
Wybierz taki, który wskazuje właściwy dokument dla obywatelstwa i podstawy pobytu, prowadzi rejestr z alarmami końca ważności i trzyma kopie dokumentów przy pracowniku. Do kilku osób wystarczy arkusz, od kilkunastu opłaca się system z alarmami.
Czy program zastąpi biuro legalizacji
Zastąpi je w przygotowaniu dokumentów i pilnowaniu terminów, bo to powtarzalna praca. Biuro nadal ma sens przy nietypowych sprawach, na przykład odwołaniach. Różnicę kosztu opisujemy we wpisie o biurze legalizacji i systemie.
Ile kosztuje program do zarządzania pracownikami z zagranicy
Plan Start w Przesiedleniach kosztuje 249 zł netto miesięcznie i obejmuje do 20 cudzoziemców. Plan Firma kosztuje 649 zł netto miesięcznie. Agencje i grupy kapitałowe mają osobne plany, wszystkie opisane w cenniku.
Czy dane pracowników są bezpieczne w takim programie
Zapytaj dostawcę, gdzie trzymane są dane, kto ma do nich dostęp i czy można ograniczyć uprawnienia użytkowników. W Przesiedleniach dane pracownika w kreatorze zostają w przeglądarce do założenia konta, a w koncie dostęp zależy od uprawnień użytkownika.