Co potrafi arkusz, a co rejestr w programie
| Kryterium | Excel | Rejestr w Przesiedleniach |
|---|---|---|
| Przechowywanie danych | tak, ręcznie | tak, wpisane raz |
| Alarm przed końcem ważności | tylko z własną formułą i pamięcią kadr | 90, 30, 7 i 1 dzień przed terminem |
| Przygotowanie dokumentu | nie | oświadczenie, powiadomienie, wniosek |
| Kopie dokumentów | w osobnych folderach | teczka kontrolna przy pracowniku |
| Kilku użytkowników | ryzyko dwóch wersji pliku | uprawnienia i jedna wersja |
| Koszt | zero złotych i czas kadr | od 249 zł netto miesięcznie |
Excel wygrywa ceną i elastycznością. Program wygrywa wtedy, gdy ważniejsze od elastyczności jest to, żeby nic nie umknęło.
Kiedy arkusz jeszcze wystarczy
Jeśli zatrudniasz kilka osób, jedna osoba prowadzi plik i co miesiąc patrzy na kolumnę z datą końca ważności, arkusz działa. Warunek jest jeden: ta osoba nie choruje, nie zmienia pracy i nie ma urlopu w miesiącu, w którym kończy się czyjś dokument. Dobrze, żeby kolumna z terminem miała formatowanie warunkowe, które koloruje daty z najbliższych tygodni.
Gdzie arkusz zaczyna kosztować
Pierwszy sygnał to drugi plik, na przykład wersja brygadzisty. Drugi to dokumenty w mailach, których nikt nie umie znaleźć przed kontrolą. Trzeci to wpisywanie tych samych danych firmy w każdym oświadczeniu. Każde z tych zdarzeń to godzina kadr, a przy dziesięciu osobach robi się z tego dzień roboczy miesięcznie.
Większe ryzyko dotyczy terminu. Cudzoziemiec pracujący po wygaśnięciu podstawy to nielegalne powierzenie pracy, a skutki opisujemy na stronie o kontroli zatrudnienia cudzoziemców.
Rejestr, który robi to, czego arkusz nie zrobi sam
Program łączy trzy rzeczy: ewidencję, dokumenty i przypomnienia. Dodajesz pracownika, system wskazuje właściwą ścieżkę (oświadczenie, powiadomienie albo zezwolenie), generuje dokument i zapisuje termin. Przy zmianie stanowiska albo końcu umowy rejestr podpowiada, co sprawdzić.
Jeśli masz większą ekipę, zobacz, jak to wygląda w branży, na przykład zatrudnianie cudzoziemców w budownictwie albo zezwolenie na pracę sezonową.
Terminy, których arkusz zwykle nie obejmuje
Oprócz dokumentów legalizacyjnych w ewidencji zwykle brakuje terminów badań lekarskich. Przy nowym pracowniku z zagranicy warto od razu zaplanować badania medycyny pracy i skierowanie dla firmy, żeby start pracy nie przesunął się o brakujący wpis w orzeczeniu.
Prosta reguła wyboru
Do pięciu osób i jednego prowadzącego plik zostań przy arkuszu. Powyżej tego, albo gdy plik prowadzi więcej niż jedna osoba, przejdź na rejestr. Koszt porównaj z czasem kadr i z kosztem jednego przegapionego terminu. Plany znajdziesz w cenniku, a rachunek względem zlecania biuru we wpisie biuro legalizacji czy system.
Zacznij od jednego pracownika
Wpisz obywatelstwo, podstawę pobytu i rodzaj pracy z datą rozpoczęcia. Wynik pokaże dokument, termin i listę załączników.
Czy Excel wystarczy do ewidencji zatrudnionych cudzoziemców
Do kilku osób tak, o ile ktoś regularnie sprawdza arkusz. Problem zaczyna się przy kilkunastu osobach: arkusz nie wyśle alarmu, nie przygotuje dokumentu i nie pokaże historii zmian. Wtedy rejestr w systemie oszczędza godziny miesięcznie.
Jakie dane powinna zawierać ewidencja cudzoziemców w firmie
Dane pracownika i numer dokumentu podróży, podstawę legalnego pobytu i pracy z datą końca ważności, rodzaj dokumentu powierzającego pracę, stanowisko i miejsce pracy oraz kopie dokumentów. Przy kontroli przydaje się też historia zmian.
Ile kosztuje program do ewidencji cudzoziemców
Plan Start w Przesiedleniach kosztuje 249 zł netto miesięcznie i obejmuje do 20 cudzoziemców. Większe firmy wybierają plan Firma. Pełne ceny i limity są w cenniku.
Czy ewidencja w systemie jest ważna przy kontroli
Przepisy nie nakazują konkretnego narzędzia, więc liczą się same dokumenty i ich aktualność. Rejestr pomaga je uporządkować i pokazać od ręki, a teczka kontrolna zawiera kopie potrzebne inspektorowi.